Bedriften krever at medarbeidere skal være god på kommunikasjon og samarbeidsevne, men hva gjør ledelsen for å legge til rette for dette med moderne verktøy?

 

Skrevet av: Knut Hurlen, Senior IKT-rådgiver

God evne til kommunikasjon og samarbeid er blant de viktigste egenskapene en arbeidsgiver ser etter når de søker etter nye folk.Ofte kan selv godt faglig kvalifiserte kandidater falle utenfor hvis de ikke er god på kommunikasjon og har godt utviklet samarbeidsevne. Det som ofte fokuseres mindre på er arbeidsgiverens egen evne og vilje til å tilrettelegge hverdagen med moderne verktøy som motiverer, understøtter og effektiviserer samarbeid og kommunikasjon.

Mange arbeidsgivere har i tillegg manglende innsikt i den yngre generasjonens forventninger til moderne kommunikasjonsmåter. De er ikke klar over at epost oftere sees på som en treg og tungvint måte å kommunisere på, og at brukere i større grad forventer mer og mer umiddelbar respons når de ønsker å opprette dialog.

Skype for Business er verktøyet som gir dine arbeidstakere muligheten til å samarbeide smartere, bedre og raskere i hverdagen på tvers av geografiske avstander. Skype for Business gir deg også muligheten til å spare penger som følge av økt effektivitet og reduserte telefon- og reisekostnader.

Her er de 6 viktigste grunnene til at din bedrift bør ta i bruk Skype for Business:

1. Øyeblikksmeldinger gir øyeblikkelige svar.
Chattefunksjonen i Skype for Business er en betydelig raskere kommunikasjonsform enn for eksempel epost. Du ser hvem som er tilgjengelig og du kan åpne dialog umiddelbart. Hvis du er opptatt eller ønsker være utilgjengelig setter du selv status for det i verktøyet. Dette er måten å kommunisere på som yngre arbeidstakere i dag tar som en selvfølge, men som mange arbeidsgivere fortsatt sliter med å tilby på en god måte.

2. Tilgjengelig på alle plattformer.
Du vil ha Skype for Business tilgjengelig uansett hvor du befinner deg så lenge du har tilgang til internett. Du kan for eksempel starte en samtale på kontor-PCen og fortsette den på smarttelefonen når du er på farten.

3. Enkel deling av filer, skjermbilde, lyd og video.
Det er på dette punktet Skype for Business virkelig kommer til sin rett og beviser at det er den solide samarbeidsplattformen du vil det skal være. Korte uplanlagte møter med skjermdeling er sannsynligvis den mest effektive samarbeidsmåten som finnes på kontorbaserte arbeidsplasser der alle sitter med hver sin PC. Geografi er ingen hindring, heller ikke om deltakeren sitter på hjemmekontor med sykt barn eller jobber fra prosjektkontoret på Gran Canaria.

4. Reduser telefonkostnadene.
For små virksomheter der man har en offensiv og utadvendt strategi om å holde nær kontakt med kunder, prospekter og partnere, kan telefonkostnadene noen ganger bli betydelige. Det gjelder spesielt hvis man har en internasjonal virksomhet og mange av de man snakker med kun er tilgjengelig på mobiltelefon. Med å ta i bruk Skype for Business som telefonsystem kan samtalekostnadene reduseres betydelig.

5. Reduser reisekostnadene.
Å kommunisere med kunder og kolleger, uansett hvor de er i verden, er vel det viktigste suksesskriteriet for enhver virksomhet. Men utgifter til reise med hotell, fly og diett kan mange ganger bli betydelig. Tid man bruker til å reise gir også en direkte effekt på produktivitet og effektivitet i virksomheten, og når man i tillegg tar hensyn til miljøaspektet burde det være i alles interesse at man reduserer reiser så mye som mulig. Skype for Business er verktøyet som gir deg konferansefunksjon der deltakere kan koble seg på både fra møterom, PC og telefon. Man kan veksle på å kjøre presentasjoner, man kan tegne opp idéer på whiteboard og man kan ta opp hele møtet på video slik at de som ikke kunne være med likevel kan se det i ettertid.

6. Sømløs integrasjon.
Skype for Business henter overordnet kalenderinformasjon fra Outlook for alle brukere slik at du til enhver tid kan se hvem som er tilgjengelig og hvem som er opptatt i møte. Du kan i tillegg planlegge Skype-møter frem i tid på samme måte som et hvilket som helst Outlook-møte og du kan legge til møteinformasjon med alle dokumenter og vedlegg du ønsker. Du kan også integrere Skype for Business med bedriftens mobilabonnement slik at du kan sende SMS-meldinger og slå opp telefonnummer direkte fra Skype-klienten. Med integrasjon mot mobilabonnement vil du også kunne svare innkommende anrop både på PC, mobil og nettbrett og fraværsstatus vil settes automatisk også når du svarer på mobiltelefon.

Ta kontakt med oss i Serit dersom du vil vite mer eller vil ha en uforpliktende samtale om hva Skype for Business kan gjøre for din organisasjon.