Med noen uker med hjemmekontor bak oss, bør de aller fleste ha fått god kontroll og opplæring på de tekniske verktøy som brukes. Selv om vanlige fysiske møter ofte starter med teknisk trøbbel, er det mer frustrerende, om ikke mer pinlig, i et videomøte. Før du starter møtet er det derfor noen ting du burde ha klart: Last opp filene dine, og sjekk at kamera og mikrofon fungerer. Da er du sikker på at møtet kan starte umiddelbart og uten unødvendige forsinkelser. 

Send ut tydelig agenda på forhånd. Denne kan også deles ut i starten av møtet. Du kan gjerne være tydelig på at du selv har skrudd av mobilen og lukket e-posten, som en vennlig oppfordring til møtedeltakerne. Det er lettere å sjekke mail og chat i et videomøte enn i et fysisk møte, og det skal ofte ikke mye til før deltakerne soner ut. Microsoft Teams har en “ikke forstyrr”-funksjon i statusfeltet, som sørger for at du ikke får varsler mens du er opptatt.

Serit hjelper deg med å skreddersy ditt hjemmekontor med smarte, sikre og praktiske løsninger. 

2. Sett av tid til det sosiale

Kaffepauser og småprat på jobben styrker både samhold, bidrar til et positivt arbeidsmiljø og gir rom for avkobling i en hektisk hverdag. Men hvordan skaper vi rom for latter, vitsing og småprat når alle sitter hver for seg? Ett tips er å opprette en uformell chattekanal kalt «Kaffemaskinen». Her kan man dele morsomme bilder, og snakke om stort og smått som ikke innebærer jobb. 

En Kahoot-quiz kan utmerket arrangeres i Microsoft Teams eller en annen digital møteplass der man kan dele skjermen sin. Den som har rollen som quizmaster deler skjermen sin, og deltakerne logger seg på fra hver sin mobiltelefon. 

Mobile News er et verktøy for å hjelpe deg med å effektivisere og få kontroll over informasjonsflyten til dine ansatte. Serit tilbyr appen gratis i tre måneder. 

3. Vær ekstra tydelig når du delegerer

Kjenner du ofte på følelsen av at du ikke helt forstod hva som var din oppgave etter et møte? Normalt kan vi spørre møteleder, eller slå av en prat på vei ut. I videomøter er det enda viktigere å oppsummere, og klart fordele ut oppgavene slik at det ikke er forvirring rundt hva som skal gjøres. Skriv gjerne en oppsummering som du sender ut til alle deltakere i etterkant. 

Når man har et videomøte i Microsoft Teams kan man skrive i chatten eller føre møtenotater underveis. Dette er et fint sted å dele lenker, notere ned viktige momenter og lage punktlister rundt hva som skal gjøres. Du kan alltid redigere det du har skrevet og oppdatere hvis det er mer som skal legges til. 

Man bør også avslutte møter med noen kontrollspørsmål “Er det noen uklarheter her?” eller “Vet alle hva de skal gjøre”? 

Tenk sikkerhet fra hjemmekontoret! Les hva «Zero Trust» går ut på. 

4. Se de ansatte

Normalt ser vi hverandre ansikt til ansikt, og kan lese hverandres kroppsspråk. En god leder ser hvordan de ansatte har det, og kan gjøre de tiltakene som behøves der og da. Gjennom skjermen blir det større avstand, og kroppsspråket blir borte. 

Dette krever mer av måten vi kommuniserer på. Ikke vær redd for å spørre hvordan den ansatte faktisk har det, og ta deg tid til å lytte. Det er kanskje nå det er aller viktigst å følge opp de ansatte og hvordan de har det, også utenfor hjemmekontoret. Alle reagerer forskjellig i krise, og som leder må man se alle. Dette er tiden for færre e-poster, og flere video- og telefonsamtaler. 

Er du god på å vise at du bryr deg, vil forholdet mellom en leder og den ansatte kunne styrkes og være enda mer solid når vi er tilbake på våre fysiske kontorer. 

5. Ikke la kontrollbehovet ta overhånd

Mange ledere er vant til å ha oversikt over sine medarbeidere og hva de gjør til enhver tid. Det er ikke lenger mulig når alle jobber hjemmefra. Ikke fall for fristelsen til å sjekke om folk er pålogget eller hvor lang tid det tar å svare på en e-post. Dette kan for mange oppleves stressende, og føre til at medarbeiderne vil «vise seg frem» ved å være tilgjengelige både sent og tidlig, som igjen fører til en usunn arbeidshverdag.

Har du ansatte du mistenker sluntrer unna, er det bedre å være tydelig på hvilke krav du stiller og hva du forventer. Lag lister over hvilke oppgaver som skal løses, og be de ansatte gi deg daglig status. 

Husk at medarbeidere som føler at lederen stoler på dem, ofte yter bedre. 

Les Serit sine beste tips til hvordan du trives og blir mest effektiv på hjemmekontoret. 

6. Gi tydelige mandat og spillerom

Når du plutselig sitter helt alene blir det mange avgjørelser man må ta på egen hånd. Dette er en fin mulighet for deg som leder til å trene opp dine ansatte i å bli mer selvstendige og selvledende. Vær helt klar og tydelig på hva en ansatt kan, og ikke kan gjøre. Dersom de vet hvilke avgjørelser de kan ta på egen hånd, blir det færre spørsmål og avklaringer du som leder må ta i løpet av en dag. 

7. Møter må avholdes regelmessig

Møtene må ledes mer strukturert når medarbeiderne møtes på en digital plattform, og da kan man oppleve at de til og med blir mer effektive enn tradisjonelle møter på kontoret. Hvert møte bør lede til tydelige beslutninger, som følges opp i det påfølgende. Velg virtuelle plattformer med lyd og bilde, fremfor telefon-konferanser.

8. Bruk gode digitale samhandlingsverktøy

Gode og riktige digitale verktøy er blitt viktigere enn noen gang. Office 365 gir deg alt du trenger for økt samhandling og effektivitet, alt levert fra skyen. Du får tilgang til blant annet e-poster og filer, i tillegg til mulighet for videomøter fra hvilken som helst PC, Mac eller mobil. Det gir også muligheten for å samarbeide ansikt til ansikt, og jobbe samtidig i dokumenter og filer. 

Serit tilbyr gratis webinar i hvordan man brukes Microsoft Teams for å øke effektivitet og samhandling på hjemmekontoret.