Digitalisering i offentlig sektor

Hvorfor skal offentlig sektor digitalisere, og hva betyr det?

Remi Mikalsen
Remi Mikalsen er utviklingsleder hos Serit Tromsø. Han har lang erfaring med digitaliseringsprosjekter fra offentlig sektor, blant annet fra Utdanningsdirektoratet og Senter for IKT i utdanningen.

Av: Remi Mikalsen, Utviklingsleder Serit Tromsø

Dagens situasjon

Ifølge OECD er Norge godt på vei i digitaliseringen av offentlig sektor. Vi har allerede infrastrukturen og mange av de grunnleggende digitale byggeklossene er på plass. Likevel har vi en lang vei å gå, og det er mange lavthengende frukter å plukke.

Altinn er en aktør som setter offentlige digitale tjenester i system. I senere tid er plattformen betydelig modernisert. Dette kan, riktignok mot abonnementskostnad, hjelpe både det offentlige og private aktører med digitalisering og effektivisering. Det finnes også flere andre offentlige byggeklosser man kan benytte til digitalisering og innovasjon uten å gå via Altinn. For eksempel tilbyr Kartverket åpne geodata hvor alle kan hente ut oppdaterte kommune- og fylkesgrenser, eiendomsgrenser, samt gatenummer- og navn. Direktoratet for byggkvalitet forvalter et kvalitetsregister for byggnæringen og direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap forvalter et register over godkjente elvirksomheter. Listen over offentlig informasjon som best sees i sammenheng er lang!

For de som jobber med digitalisering er en av utfordringene at det i liten grad finnes en felles metode eller koordinering mellom etatene som forvalter tjenestene og dataen. Data flyter inn i registrene fra ulike skjemaer, portaler og API`er med ulik grad av kvalitetssikring. Dette kan for eksempel resultere i stillingsprosenter på 1 000 000 % i Arbeidsgiver- og arbeidstagerregisteret hos NAV, mens denne arbeidsbelastningen nok ikke hadde passert hos Arbeidstilsynet.

Registrene har tilsynelatende svært ulik grad av maskinell lesbarhet. Blant annet er politiets register over godkjente vaktselskaper en samling av PDF-filer! Dette er i grenseland av hva gjelder definisjon av digitalisering. Private bedrifter har fri tilgang på utvalgte opplysninger fra Folkeregisteret for oppslag og ajourføring av egne registre, men søknadsprosessen består av å fylle ut et Word-dokument som sendes skriftlig per brevpost til Oslo. Den norske standarden for beskrivelser av datasett og kataloger (DCAT-AP-NO) blir knapt brukt. Til tross for at vi har en anbefalt lisens for norsk offentlig data («Norsk lisens for offentlige data (NLOD)»), er lisensbetingelsene de ulike aktørene opererer med svært varierende. Digitaliseringsdirektoratet skal likevel ha honnør for sin innsats med å organisere oversikt over hvilke registre som finnes gjennom å kontakte og bevisstgjøre ulike etater på den gamle måten – gjennom personlig oppfølging.

For oss som sluttbrukere er ikke bildet mindre komplisert. Vi forholder oss til Altinn minst èn gang i året, mens vi går til NAV for å søke om foreldrepenger noen få ganger i livet. Omtrent like ofte må vi innom den digitale løsningen for søknad om barnehageplass, og gjerne til en annen løsning for å søke skoleplass. Fristene må vi som foreldre passe på selv – til tross for at kommunen vet alt om oss og våre barn. Gjennom Vigo søker tenåringer plass på videregående skoler, før de senere må til Samordna Opptak for å søke høyere utdanning og fagskoler. Felles for de fleste av tjenestene er at innbyggerne logger på med ID-porten, men svarene på søknadene sendes gjennom ulike kanaler. Altinn er en kanal, men det finnes også 2 offentlig godkjente digitale postkasser (eBoks og Digipost og i tillegg benytter mange kommuner sin egne meldingstjeneste (SvarUT/SvarINN) for å kommunisere med sine innbyggere.

Hvor skal vi?

Det er en dårlig skjult hemmelighet at de ulike offentlige etatene og forvaltningsnivåene fremstår som lite koordinerte og helhetlige. I 2019 gikk heldigvis regjeringen og KS for første gang sammen om en enhetlig strategi for digitalisering av offentlig sektor. Målet er at «Digitalisering av offentlig sektor skal gi en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk i offentlige virksomheter og legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet». Det er gode nyheter!

Hvilke verktøy bruker så det offentlige for å gjennomføre denne strategien? Det årlige digitaliseringsrundskrivet er én plass å starte å få oversikt over hvilke pålegg og anbefalinger offentlig sektor må rette seg etter når det kommer til digitalisering. Her er noen eksempler som er med å gi en tydelig retning til digitaliseringsarbeidet:

I alle år har derimot fylker og kommuner vært unntatt påleggene fra digitaliseringsrundskrivet. De har heller fulgt KS sin digitaliseringsstrategi. Dette har dessverre ført til at en del statlige og kommunale løsninger har gått i ulike retninger. Med den nye enhetlige strategien, der «kommunale og statlige virksomheter bygger sine tjenester med utgangspunkt i et felles digitalt økosystem for samhandling», er det ikke urimelig å anta at digitaliseringsrundskrivets føringer vil være gjeldende for både stat og kommune fremover.

Hva betyr dette i praksis?

Digitalisering skal først og fremst handle om å sette brukeren i fokus. Ved å sette brukerens behov fremfor eget, kan vi bygge tjenester som i «Historien om Tim – en fremtidsvisjon». Rammene vi bygger tjenestene innenfor finner vi i digitaliseringsrundskrivet og retningen finner vi i digitaliseringsstrategien for offentlig sektor 2019-2025.

For å lykkes med digitalisering må vi forstå brukernes behov, ha oversikt over mulighetene og rammene, samt sette byggeklossene i system. Vi bistår gjerne med å løse dine digitaliseringsutfordringer med gode løsninger på de riktige premissene.