Er et skybasert ERP det rette valget for din bedrift? Les om forretningssystemers fremvekst, økonomi og styrker her.

 

Skrevet av: Knut Hurlen, Leder Forretningssystemer, Serit IT Partner Tromsø

Allerede på slutten av 1990-tallet begynte man å se de første forretningsapplikasjoner flytte seg til web-baserte løsninger. Inntil da hadde det i et drøyt tiår vært vanlig at funksjonaliteten og logikken i programvaren kjørte på hver sin PC, og at det kun var databasen og kanskje noen få kjernekomponenter som var sentralisert og felles for alle brukerne. Men med fremveksten av internett kunne man igjen snu om på denne arkitekturen.

Internett ville gi uante muligheter

Man kunne igjen flytte de tunge og prosessoravhengige delene av programvaren tilbake til sentraliserte løsninger slik man hadde hatt det på 70- og 80-tallet. De mest framsynte så allerede den gangen at den nye teknologien og infrastrukturen som internett ga, kunne gi uante muligheter der alle systemer og forretningsmodeller kunne etableres som skybaserte løsninger. Dessverre var ikke teknologien helt moden ennå, og man hadde i hvert fall ikke ivaretatt alle sikkerhetsaspekter så godt som man burde. Kanskje var ikke menneskene og sluttbrukerne der ute heller helt modne ennå. Dette var tross alt i en tid da mange av oss fortsatt var skeptisk til nettbank. Det hele kulminerte i et dotcom-krasj rundt årtusenskiftet, og det tok mange år før innsatsviljen og lysten på skybaserte løsninger var tilbake igjen.

Teknologien og brukerne ble modne

I dag er viljen til skybaserte løsninger så absolutt tilbake. Internett har blitt modent, og teknologien har nå blitt så god at man kan gi brukerne all ønskelig funksjonalitet ene og alene inne i nettleseren. For mange applikasjoner er det ikke lenger nødvendig å installere programvaren på egen PC, og det må heller ikke settes opp en dedikert server på eget datarom eller hos en dataromsleverandør som for eksempel Serit IT Partner Tromsø. Man kan gå over til rene skyløsninger der hele applikasjonen kan startes fra en webadresse, med sikkerheten ivaretatt og alltid oppdatert med nyeste versjon.

Regnskapet i skyen?

For noen år siden begynte det også å dukke opp regnskapssystemer i skyen. I begynnelsen kom løsninger for små og enkle selskaper, men etter hvert kom det også fullverdige Enterprise-løsninger som kan passe inn og brukes selv i de største selskaper og konsern. Infrastruktur og teknologi for utveksling av data mellom systemer i skyen er også blitt moden, og er blitt allmennkunnskap for alle systemutviklere og -integratorer.

Dette bør du vite om skifte av plattformer

Er det helt rett frem å flytte sitt regnskap til skyen? Hva bør man være klar over i vurderingene og i beslutningsprosessen?

Å skifte datasystem, om det er fra en leverandør til en annen eller fra en teknologisk plattform til en annen, vil alltid kreve mye av organisasjonen. Vaner og rutiner må gjøres om på, og det kan ta lang tid før gevinstene av systemskifte kan hentes ut. Men på litt lengre sikt  er det alltid noen gevinster som ligger bak beslutningen om å skifte system, og disse må man holde fast ved i prosessen og aldri miste av syne. Noen ganger kan man oppleve mye misnøye og frustrasjon blant brukerne fordi de opplever nytt system som tungvint og slitsomt.

Mangel på kunnskap kan føre til misnøye

Bakgrunnen for misnøyen kan ofte være at brukerne ikke har fått den nødvendige opplæringen over tid og at de holder fast ved gamle måter å gjøre ting på. Et standardkurs i det nye systemet, gir ikke alltid tilstrekkelig kunnskap for å forstå alle aspekter av det når hverdagen innhenter den enkelte og tidsfrister skal overholdes. Noen ganger kan det være langt mer nyttig med korte workshops i en innkjøringsperiode.

Skytjenester – et åpenbart regnestykke

Den mest åpenbare gevinsten ved å flytte regnskapet til skyen er kostnadsbesparelse til teknisk infrastruktur og kompetansebehov. Ved å flytte til en ren skyløsning, er du ikke lenger avhengig av en server og alle kostnader tilknyttet til det. Du behøver heller ikke programvare installert på PC som alltid må oppdateres, og du kan nå regnskapet fra hvilken som helst annen PC uten ekstra installasjoner og konfigurasjoner. Alt du trenger er en webadresse, et brukernavn og et passord.

Ved å kutte behovet for egen server, så behøver du heller ikke leie inn spesialkompetanse hver gang det er problemer med den, eller programvaren og plattformen skal oppdateres.

Totalkostnader til server, med teknisk infrastruktur og kompetansebehov tilknyttet dette, overstiger ofte lisenskostnaden til en skybasert programvare alene. I tillegg  er lisenskostnad for tradisjonell programvare på egen server også, så regnestykket på dette blir fort ganske åpenbart. Man kan selvfølgelig argumentere med at en egen server også kan brukes til andre ting, og det er for så vidt sant. Men også til fillagring  finnes det kjempegode skyløsninger, som ofte gir et helt annet kostnadsbilde enn egen server. Totalt sett kan man altså fortsatt argumentere med at skybaserte systemer gir store besparelser.

 

Rutiner og arbeidsmetode

Den viktigste forskjellen mellom jord- og skybasert ERP-løsning handler om systemets opplevde brukervennlighet dersom man ønsker å beholde en hverdag med manuelle rutiner og arbeidsmetoder. Hvis man legger opp til punching av bilag og manuell fakturahåndtering og betalingsformidling, så egner ikke skyløsning seg. Applikasjoner i nettleseren vil aldri fullt ut erstatte hurtigheten man opplever i en tradisjonell installert Windows-applikasjon. Hver gang data punches og det kommuniseres med den sentrale databasen, så går det noen hundredels eller tidels sekunder ekstra i en skyløsning. Avstanden mellom brukergrensesnittet og systemets kjerne er betydelig større, og hver rundtur hvor data flyttes mellom brukeren og serveren tar rett og slett lenger tid.

Lavere kostnader krever endringer

Det er altså ikke sikkert at det alltid vil lønne seg å investere i et skybasert regnskapssystem. På den ene siden er eierskapskostnader lavere med skybaserte løsninger, men man vil neppe klare å ta gevinstene fullt ut hvis man ikke samtidig omfavner automatisering, og lar fokus i arbeidsprosessene heller være oversikt og kontroll, fremfor manuell punching. Hvis man tar i bruk nye løsninger uten samtidig å jobbe smartere, så er det overhengende fare for at produktiviteten går ned og totalkostnadene med skifte av system faktisk blir høyere enn de var før man skiftet. Det er viktig at din bedrift er klar over dette hvis dere vurderer å flytte til skyen, og at dere har en god plan for å sikre at alle brukere av det nye systemet forstår hva det vil innebære å la systemet jobbe for dem, framfor at de skal jobbe for systemet.

Kontakt Serit i dag for en prat rundt dine forretningssystemer, og hvilke løsninger som passer best for nettopp din bedrift og deres rutiner.

Relevante artikler: