Forenkle og effektivisere store deler av kommunikasjonen og oppgavene som i dag foregår på e-post.

Microsoft Outlook har eksistert siden 1997 og er for mange det aller viktigste arbeidsverktøyet. Outlook er det første man starter når man kommer på jobb, og kommunikasjon intern- og eksternt i bedriften foregår over e-post.

For ett år siden lanserte Microsoft Teams som vil ta over, forenkle og effektivisere store deler av kommunikasjonen som i dag foregår på e-post.

I Microsoft Teams kan man opprette team eller grupper, og samle de involverte i et prosjekt. I Teams kan man kommunisere, dele dokumenter, opprette møter og legge til de verktøyene som er nødvendige for at prosjektflyten og samarbeidet skal bli så bra som mulig.

Samarbeidsplattformen er en gratis tilleggstjeneste i Office 365, og gratis for alle som benytter det i dag.

Utfordringen med Outlook

I over 20 år har vi kommunisert og planlagt dagene våre i Outlook. Outlooks største begrensning er at mailen din er personlig. Viktig e-poster, dokumenter og diskusjoner er bare tilgjengelige for de som er med i samtalen. Når det begynner en ny ansatt, må de starte på nytt med å bygge opp informasjonen sin. Viktig, historisk informasjon er ikke tilgjengelig for alle.

Slik bruker vi Outlook feil

  • Viktige beskjeder til hele organisasjonen
  • Små, korte e-poster
  • Dokumentdeling
  • Personlige arkiv med viktig informasjon

Den digitale versjonen av et åpent kontorlandskap

Å jobbe i Microsoft Teams blir som et digitalt åpent kontorlandskap, hvor du kan lytte til sidemannens samtale og hoppe inn der du kan bidra. Du oppretter grupper for et prosjekt, og inviterer de som skal være der. Sammen kan dere chatte, kommunisere, jobbe i dokumenter, opprette kalenderavtaler og arrangere videomøter. De som ikke er tilstede der og da, kan oppdatere seg på all informasjonen senere.

Microsoft revolusjonerer møterommet

I Teams kan du arrangere videomøter hvor alle i gruppen kan delta. Om ønskelig blir det gjort opptak. Møtet kan også tekstes automatisk. Dette gjør innholdet i møtet søkbart slik at du senere kan søke opp et tema og hoppe direkte inn der hvor emnet ble omtalt. Ønsker du ikke opptak av hele møtet,  er det mulig å oppsummere på slutten og ta opptak av dette. På den måten kan de som ikke var tilstede på møtet få møtereferatet både skriftlig og på video.

Kommuniser på ditt eget språk

Det skjer stadig endringer i Teams. Microsoft forbedrer og legger til ny funksjonalitet i et raskt tempo. Sist ute er at du kan chatte med folk som snakker et annet språk, på ditt eget morsmål. Teams oversetter direkte, noe som underletter kommunikasjonen i tverrspråklige organisasjoner.

I videomøter kan man velge å få møtet tekstet på sitt eget språk. På den måten kan alle delta og forstå innholdet i møtet, selv om deltakerne snakker et annet språk enn deg.

Teams hjelper deg med å holde fokuset

Det blir mange flyktige tanker mens du leter etter noe i mailboksen og plutselig har du glemt hva du egentlig var ute etter. Microsoft Teams løser dette problemet ved at man kan opprette en kanal for gruppen som skal jobbe med et prosjekt eller som skal løse en konkret oppgave. I kanalen har man et samlet fokus hvor dialoger, dokumenter og applikasjoner ligger og understøtter det man jobber med. Slik slipper man å hoppe frem og tilbake mellom e-posten og arbeidet, og sjansen for å miste fokuset minsker betraktelig.

Minsker risikoen for direktørsvindel

Når selskapets interne kommunikasjon blir flyttet bort fra e-post, minsker også sjansen for direktørsvindel.

Direktørsvindel, eller CEO-svindel som det også blir kalt, vil si at noen utgir seg for å være en i bedriftens ledelse og forsøker å lure noen til å betale en faktura, overføre penger til utlandet eller lignende.

For bedrifter som utelukkende kommuniserer i andre kanaler enn e-post, blir slike svindlere lettere å oppdage.

Få mer ut av Office 365

Serit anbefaler alle bedrifter som bruker Office 365 å ta i bruk Teams for å få mest mulig ut av det dere allerede betaler for. For å komme i gang på en rask og riktig måte, ta gjerne kontakt med Serit for en grundig og skreddersydd opplæring som dekker deres behov.

Serit kjenner din bedrift og vet hva dere trenger

Våre Serit-kontorer er spredt ut over hele Norge. Vi har et nært forhold til bedriftene vi jobber med og vet hva som er den mest fornuftige tilnærmingen for at din bedrift skal få maksimalt utbytte av Microsoft Teams.

Ta kontakt med ditt lokale Serit-kontor i dag for å forenkle internkommunikasjonen og forbedre prosjektflyten.