– Og nettopp det har vært viktige faktorer når bedriften nå har tatt steget videre også når det kommer til teknologiske muligheter. Karriereveiledning, avklaring av arbeidsevne, formidling, arbeidspraksis, kursvirksomhet og fem avdelingskontorer i Finnmark – det kan være vanskelig å sikre at alle ansatte enkelt får tilgang til samme informasjon samtidig. Med Modern Workplace fra Serit Eltele blir det annerledes.
Teams er mer enn video
Den moderne arbeidsplassen har blitt mer enn et sted vi drar for å jobbe. Med applikasjoner som Teams, SharePoint, OneDrive og Planner, blir samhandlingen og informasjonsflyten internt i bedriften mer effektiv, dynamisk og også mer engasjerende. SharePoint er ikke nytt for Aksis og det er heller ikke Teams.
– Vi har brukt SharePoint i ganske mange år, så det kjenner vi til. Teams har vi også brukt en god stund, primært som chattekanal for video. Men nå har vi jo oppdaget at Teams er mer enn bare video, sier utviklingsleder Birgit Haugland. Aksis, som i dag har rundt 40 ansatte, tok i bruk Teams da Serit Eltele «løftet» dem over i Office 365 for rundt to år siden.
Vil påvirke organisasjonen positivt
De fleste kjenner trolig på at arbeidshverdagen preges av endringer og stadig økende krav til effektivitet. Digitalisering av arbeidsprosesser og innføring av nye arbeidsverktøy er en viktig driver for endring og utvikling i alle typer virksomheter. Administrerende direktør, Steinar Karlstrøm, sier at Modern Workplace helt klart vil påvirke arbeidshverdagen hans som om leder og den som har det overordnede ansvaret for å utvikle bedriften.
– Jeg ser store fordeler ved denne måten å kommunisere på internt. Det vil bli lettere å nå ut med sikker og målrettet informasjon, tydelige målformuleringer, dele dokumenter og sikre at alle ansatte er oppdaterte. Flere vil dessuten ta del i kommunikasjons og utviklingsarbeidet. Avdelingskontorene blir mer integrerte, bedre sett og bedre ivaretatt med applikasjoner som for eksempel Teams. Dette vil helt klart påvirke organisasjonen vår i tida som kommer. Jeg er veldig spent på hvordan de digitale løsningene vil kunne bidra til å utvikle organisasjonen Aksis.
Mer fornuftig bruk av teknologi
Med implementeringen av Modern Workplace, eller den digitale arbeidsplassen, er målet å kunne bruke teknologien enda mer fornuftig og effektivt. Aksis ville bort fra gamle filsystemer og over til bedre arbeidsflyt.
– Vi har mange ansatte og vi jobber tverrfaglig. Nå blir vi mindre avdelingsbaserte. Arbeidslederne, som primært er tilgjengelige via mobiltelefonen og ikke bruker mye tid foran PC-en inne på kontoret, vil også bli mer integrerte og få lettere tilgang til informasjon. Dette utgjør en betydelig gevinst ved innføringen av Modern Workplace.
Kjente grensesnitt
Organisasjonsutvikling og innføring av nye arbeidsmetoder og verktøy er grep som krever både vilje og motivasjon. Når digitale verktøy skal tas i bruk er det en avgjørende suksessfaktor at de ansatte involveres, at de faktisk bruker løsningene og ikke minst er åpne for endringer.
– Det er jo alltid spennende, men vi opplever at de ansatte er positive. Grensesnittene er jo ikke så ulike de vi kjenner fra før, eksempelvis fra sosiale medier. Men det er selvsagt viktig at folk vet hvor de finner ting. Og så blir vi jo ekstra stolte når grensesnittet ser ordentlig og profesjonelt ut. I Sharepoint er for eksempel «temaet» med ikoner og logo tilpasset profilen vår, sier Birgit Haugland.
Ikke hugget i stein
At bedriften nå har tatt i bruk «den moderne arbeidsplassen» betyr ikke nødvendigvis at alt er hugget i stein. Løsningen skreddersys av Serit Eltele og kan tilpasses etter bruk og behov. Aksis er akkurat ferdig med opplæringen som har foregått i tre etapper, med opplæring via Teams for de ansatte ved utekontorene og klasseromsopplæring av henholdsvis veiledere og arbeidsledere.
