Det er ikke bare gamle arkivsystemer som erstattes med moderne, teknologiske løsninger i den framoverlente kystkommunen i Finnmark.
– Drømmen hadde jo vært at alle kommuner i Finnmark ville gå for denne løsningen. Kanskje kunne vi etter hvert ha knyttet oss sammen digitalt, slik at avstanden mellom kommunene hadde blitt mindre? Vi kunne ha blitt bedre kjent med hverandre, hverandres utfordringer og ikke minst lært mer av hverandre. Det sier rådmann i Loppa, Frank Bækken. Kommunen hans er den første i Finnmark som har gått «all in» med alle kommunens ansatte og tatt i bruk DMA (Den Moderne Arbeidsplassen) fra Serit Eltele.
Interesse for teknologi
Lederen for administrasjonen i Loppa er over gjennomsnittet interessert i teknologi. Vestlendingen og den tidligere maskinisten fra offshore-bransjen er vant med miljøer der elektronikk og teknologi spiller en viktig rolle. Guttene på IT-avdelingen på rådhuset som er lokalisert i administrasjonssenteret Øksfjord, mener at det helt klart er en fordel med en rådmann som selv har interesse for IT, og som ikke minst ser teknologiens muligheter og potensielle gevinster. Men, det er selvsagt andre motiver enn Bækkens personlige interesse som ligger bak digitaliseringen av kommunens gamle arkiver og nå også implementeringen av DMA.
Et lederansvar
Samtlige ansatte i kommunen tar nå i bruk verktøy som Teams og SharePoint, og alle tilbys selvsagt opplæring. Bækken mener at den digitale omstillingen må være et lederansvar.
– Det meste i dag handler om IT. Som liten kommune i Finnmark er det klart at også vi har stramme rammebetingelser og forholde oss til, og må lete etter enklere og mer effektive måter å utføre arbeidet vårt på. Her spiller teknologi en vesentlig rolle, poengterer rådmannen, som får skryt av sine kollegaer på IT-avdelingen. Guttene er trolig godt rustet til å gjøre smarte IT-valg på egen hånd, men må likevel overlate de store, strategiske valgene til ledelsen.
– Vi er veldig fornøyde og synes det er flott at kommunen har tatt dette steget. Forskjellen mellom Loppa og andre kommuner blir mindre med teknologi. Du kan like gjerne bo i Loppa som et annet sted, hevder IT-medarbeider Aleksander Sørensen og IT-konsulent Ole Morken.
Loppa kommune har i dag en hybridløsning, det vil si at de benytter seg av lokale servere, samtidig som deler av tjenestene nå er løftet over i skyen hos Microsoft.
– Vi har hele tiden fokus på utvikling og kommer nok til et punkt der vi går mer og mer bort fra lagring lokalt, sier Ole Morken.
Ansatte har etterspurt informasjon
Som rådmann i en kommune med rundt 880 innbyggere og bortimot 120 kommuneansatte er det viktig å få formidlet ut tankene sine til de som jobber i kommunen. Ikke minst er det ifølge Frank Bækken viktig å få informert om hva som skjer politisk.
– «Den moderne arbeidsplassen» er først og fremst viktig med tanke på åpenheten, inkluderingen og informasjonsflyten. Dette er noe ansatte i kommunen har etterspurt i lang tid. De vil vite hva som skjer, de vil vite mer om det som rører seg politisk, i prosjekter og så videre. Loppa kommune ønsket en plattform som gjør det mulig å holde ansatte oppdaterte og unngå at noen blir forbigått. Det har vi nå fått, konkluderer Bækken.
Før Korona
At Serit Eltele tilfeldigvis løftet kommunen over i Office 365 og skyen rett før koronaen slo inn for omtrent et halvår siden, gjorde unntakstilstanden som etterfulgte litt enklere.
– Vi var heldige som hadde Teams oppe å kjøre allerede før korona. Det ble ikke det samme stresset for oss for å si det sånn. For oss som er en kommune med folk spredt på mange forskjellige og små steder, blir kommunikasjonsflyten ekstra viktig, sier Aleksander Sørensen.
DMA og store byggeprosjekter
Når Loppa etter hvert skal i gang med byggingen av et kompetansesenter som skal inneholde både grunnskole, barnehage, idrettshall, bibliotek samt svømmehall, tror han at DMA vil kunne ha noe å si også for et stort byggeprosjekt.
– Jo, fordi vi heretter kan samle all dokumentasjonen på et sted og at mange flere kan involveres i prosessen og komme med sine synspunkter tidlig og på en enkel måte.
Teknologi en viktig faktor
Mange ansatte i både offentlig og privat næringsliv opplever at god lønn ikke er det eneste som gjelder for at man skal trives på jobb. En moderne arbeidsplass som legger til rette for at de ansatte får tilgang til informasjon, moderne og gode digitale verktøy, kan være vel så viktig.
– Absolutt! Dette med teknologi er noe folk etterspør mer og mer også i forbindelse med rekruttering også her hos oss. De spør om vi har de og de verktøyene, særlig de litt yngre, sier konstituert helse- og omsorgssjef, Kirsti Olavsson Pedersen, som i likhet med rådmannen tror at Loppa har blitt en mer attraktiv kommune å bo i også på grunn at man er på hugget teknologisk. – Det tror jeg. Vi er en ja-kommune. Folk flytter hit og vi ønsker alle velkommen, smiler Frank Bækken.
