Vardø kommune er en liten kommune nordøst i Finnmark med omkring 2 100 innbyggere. Med en liten, fremoverlent administrativ ledelse har kommunen siden 2008 kommet langt på vei i å digitalisere drift og det administrative arbeidet. For fremtiden har kommunen et ønske om å bruke så lite ressurser som mulig på drift, og desto mer på utvikling av digitale løsninger. Dette gjør de for å kunne møte fremtidens behov på en tilfredsstillende og effektiv måte.
I prosessen med å digitalisere kommunen får Vardø kommune bistand fra Serit. I dag fungerer Serit som kommunens IT-avdeling ettersom kommunen selv ikke har noen IT-ansatte. Med en outsourcet IT-avdeling får Vardø kommune tilgang på det beste innen IT, både når det gjelder utvikling, kompetanse, sikkerhet og software.
Brytningspunktet i 2008
I over et tiår har Vardø kommune jobbet med de samme menneskene i Serit. Samarbeidet ble satt i gang da Vardø kommune i 2008 møtte et brytningspunkt. Til da hadde de hatt en enkel serverløsning i et rom i kjelleren på rådhuset. I år etter år hadde løsningen blitt utvidet med stadig nye tilleggsfunksjoner, og til slutt gikk det galt.
Det var ingen kjøling i det rommet hvor serverene stod. I tillegg var det ustabil strømforsyning og mye støv. Vi hadde til og med et vegg-til-vegg-teppe der nede, forteller Rådmann i Vardø kommune Hallgeir Sørnes.
I dag sier det seg selv at dette er en uholdbar løsning som før eller siden var nødt til å bryte sammen. Sørnes forteller at det var nettopp det som skjedde, en skjebnesvanger sommerkveld i 2008:
– En kveld tok harddiskene rett og slett kvelden. Og backupen fungerte ikke. Da ble det klart at sånn her kan vi ikke ha det. Vi burde ha gjort noe med dette for fem år siden, men du pusher grensen litt for langt og en dag så er det plutselig for sent.
Et fruktbart samarbeid
Etter denne sommerkvelden kom Serit i Alta inn som IT-konsulent og et langt, fruktbart samarbeid så dagens lys.
– Konsulentene fra Serit dokumenterte alt. De noterte seg hvor vi hadde hull og mangler, og så begynte vi å jobbe med det. Det aller første som kom på plass var ren fysisk infrastruktur. Vi fikk plasser serverne våre i et egnet, støvsikkert datarom med kjøling og sikker strømforsyning. Etter det har det egentlig gått slag i slag, forteller Sørnes, som selv kom inn som assisterende rådmann i Vardø i 2010.
Outsource IT-avdelingen
I Vardø kommune har de siden den gang valgt å outsource IT-avdelingen til Serit Eltele. Selv om det er en liten kommune, er saksfeltet stort, omfattende og komplekst. Sørnes understreker at det ville ha vært en utopi om én person skulle kunne ta seg av alt ansvaret alene.
– Arbeidsmengden i antall timer er håndterlig for en person. Det er kompleksiteten i arbeidsoppgavene som er for stort for en person. Hos Serit bruker vi hele spennet av IT-tjenester de tilbyr. Vi benytter oss av alt fra GDPR-revisjon, oppsett og drift av brannmurer, trådløse løsninger, server- og PC-drift, installasjon av programvare og noe kursing. Det er et veldig bredt spekter av tjenester og mange konsulenter involvert, forteller han.
Med en outsourcet IT-avdeling kan Vardø kommune få hjelp av en ekspert på hvert felt, i tillegg til at de kan begrense oppdragsmengden og styre de økonomiske utgiftene ved behov. Kommunen er også avhengige av å få rask hjelp dersom det skulle være nødvendig, og har utviklet et samarbeid med Serit som fungerer bra på dette området.
Daglig kontakt med Serit
Serit holder til syv mil unna Vardø kommune og det aller meste av arbeidet gjøres via internett og skyløsninger. I tillegg har Serit en dag i uka hvor de er on-site.
– Det fungerer veldig bra, forteller Sørnes. – Jeg prater med vår primærkontakt Jonas i Serit hver dag. Jeg er jo av den oppfatning at alt av data- og IKT-arbeid kan gjøres på avstand. Jeg tror dessuten dette har en oppdragende effekt, både for oss og for dem. Når du vet at det aller meste av arbeidet må gjøres langt borte fra, blir du tvunget til å bruke de verktøyene som er tilgjengelig. Du kan ikke bare «komme opp en tur». Det er positivt for oss.
Serit har bistått med alt fra digitale trygghetsalarmer til de eldre i kommunen, til digitale løsninger for sykepleiere, hjemmehjelpen, leger, brannvesen og barnevernsansatte.
– Vi prøver å være langt fremme med de digitale løsningen i kommunen vår. Og det er mye vi har lyktes godt med. De digitale løsningene skal være i DNA-et vårt. Da må vi ha løsninger som er laget for å virke, også i fremtiden. Løsningene må være embedded by design, altså at de må være tenkt sånn. Det hjelper Serit oss med.
Det går veldig smertefritt
Vardø kommune har blant annet kommet langt i digitaliseringen av skolen. Her har Serit Eltele bistått med alt av det tekniske på iPad-er som nå er i daglig bruk i skolen.
– Det er masse jobb som skal gjøres. Bare det å sette opp kontoer til alle elevene og den daglige driften av dette krever mye. I tillegg bistår de med å rulle ut nye apper på alle iPad-er dersom en klasse for eksempel skal prøve noe nytt i matematikken. Dette har gått veldig smertefritt, forteller Sørnes.
Når det gjelder akkurat digitalisering av skolen, er det viktig med rask bistand fra Serit når det oppstår utfordringer. Lærerne på skolen har bare ti minutter mellom hver time til å få kontroll på tekniske feilmeldinger. Da er det viktig at kontakten til IT-avdelingen ikke bare er e-post, men at det også er mulig å ringe.
– Vi jobber med å finne løsninger rundt dette. Det er foreløpig løst på den måten at lærerne ringer Serit når de har behov for hjelp. Det fungerer bra, forteller Sørnes.
Høye målsettinger
I Vardø kommune har de høye målsettinger om oppetid og velutviklede, fremtidsrettede løsninger.
– Vi benchmarker mot at ting skal være på jobb som de er hjemme. Hvorfor skal du godta nedetid på PC-en på jobb, når du aldri ville godtatt det om din private e-post eller Apple-ID ikke fungerte på noen timer. Det er det jeg sier til Serit. Det er det vi må måle oss mot. Alt skal virke hver dag, hele døgnet, forteller Sørnes.
Sørnes og Vardø kommune stiller med dette høye krav, som Serit er nødt til å levere på. Og det gjør de, understreker Sørnes.
Andre kommuner bør velge samme løsning
Sørnes forteller at han stadig hører fra andre kommuner og rådmenn i området. De klager på tunggrodde løsninger og har problemer med noe så grunnleggende som å få på plass et fungerende trådløst nettverk i byggene sine.
– Rådmenn rundt omkring spør meg hva vi gjør, hvem vi bruker og hvordan vi har løst utfordringene med digitalisering. Da forteller jeg om løsningene vi får levert av Serit, som Office 365, alt som lagres i skyen og våre enkle trådløse nettverk. Mange ser for seg de må ha løsningene lokalt på stedet. Da anbefaler jeg dem heller å gå for Serit, avslutter Sørnes.
