Undersøkelser viser at vi bruker 25% av tiden vår på å lete etter informasjon. Om du bruker tid på å lete etter viktig informasjon som du trenger for å løse en oppgave, er det stor sannsynlighet for at også kollegaen din gjør det samme. Ved å samle data på ett sted i samhandlingsløsninger som SharePoint er mye tid spart – samtidig bidrar det til at organisasjonen jobber mer effektivt.
Ved hjelp av Microsoft 365 kan din bedrift bruke et sett av digitale verktøy (SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook, m.fl.) som samlet bidrar til at organisasjonen får en bedre arbeidsflyt. I tillegg til å systematisere dokumenthåndteringen og sørge for bedre oversikt internt i organisasjonen, består løsningen av en rekke skytjenester som bidrar til en mer effektiv hverdag for dine medarbeidere. Her skal vi se nærmere på noen av mulighetene Microsoft 365 gir for bedre samhandling internt, blant annet ved bruk av SharePoint-løsningen som inngår i plattformen.
Økt produktivitet ved å samle data på ett sted
Hvis man tar utgangspunkt i at vi alle bruker en god del tid på å lete etter et dokument, en mappe eller en presentasjon, sier det seg selv at det garantert ligger en hel del unødvendig tidsbruk og dobbeltarbeid i denne letingen. Den samlede tiden som bedriftens ansatte bruker på å lete etter informasjon de har behov for, blir fort til mange timer i løpet av en arbeidsuke. Og når tid måles i penger, er det ikke vanskelig å se for seg at det er mye å spare på å effektivisere og forenkle dokumenthåndteringen.
Med felles retningslinjer for dokumenthåndtering der man sørger for å samle data på ett sted, slipper man unødig tidsbruk på å lete etter viktig informasjon og på å sende dokumenter til hverandre. De digitale verktøyene som inngår i skytjenesten utgjør sammen en god distribusjonskanal for intern informasjon, regler og retningslinjer alle i bedriften bør vite om. SharePoint, som er et av disse verktøyene, hjelper deg med å administrere og beskytte filene dine. Dette er noe av det Serit kan hjelpe deg å komme i gang med.
Bedre samarbeid mellom avdelinger med ulik geografisk beliggenhet
Dersom flere personer skal bidra inn i et prosjekt eller et oppdrag for en kunde, kan man opprette et område i SharePoint som et sikkert sted å lagre, organisere og gi tilgang til informasjon fra en hvilken som helst enhet. Ved bruk av Teams kan man enkelt administrere hvem som skal ha tilgang til dette området. Deler man dokumenter på denne måten, vil informasjonen ligge enkelt tilgjengelig for nestemann som trenger det – så slipper man å produsere det samme innholdet om igjen. Det bidrar til god oversikt for alle involverte, og kan ha stor innvirkning på fremdriften i et prosjekt.
En kjent problematikk er at en av prosjektressursene slutter og den øvrige prosjektgruppen ikke har tilgang til dokumentene som vedkommende har lagret lokalt på sin PC, eller på sitt personlige område. Å ha gode retningslinjer for dokumentstyring og samhandling bidrar til at man unngår at viktig informasjon går tapt. Da blir dokumenter, filer og annen viktig informasjon i stedet lagret i Microsofts skyløsninger og er enkelt tilgjengelig for de som har behov for denne informasjonen.
Etablering av en kultur for deling og læring
Å ta i bruk Microsoft 365 handler mye om organisasjonsutvikling, der man i samarbeid med Serit skaper en kultur for deling og læring. Ved bruk av de rette digitale verktøyene kan du inspirere og hjelpe andre til å finne informasjonen de har behov for. Dokumentstyringen i SharePoint handler om å dele kunnskap med sine kollegaer – basert på den læringen man selv har gjort. Mens man tidligere lagret dokumentene på en harddisk – som ofte hadde tendens til å bli stadig mer rotete og uoversiktlig – bidrar samhandlingsløsningen til at man som team i stedet samler seg rundt informasjonen.
I tillegg til å bygge kultur, er mye tid spart ved å dele kunnskap og gode ideer på tvers av team, avdelinger, prosjektenheter eller geografisk beliggenhet. Tjenesten støtter bedriftens interne prosesser og bidrar til at både onboarding og offboarding av nye medarbeidere går mer smertefritt.
Vil du vite mer om tjenesten? Ta kontakt med en av våre dyktige IT-konsulenter for en uforpliktende samtale.
