Tenk sikkerhet med tanke på printere og utskrift

GDPR har fått mange bedrifter til å ta sikkerheten på alvor. De har etablert sikre rutiner, fått en gjennomgang av systemer, og kanskje til og med investert ekstra i IT-beskyttelse. Men printerne, har vi husket dem?

 

Det printes ut hundrevis av ark hver eneste dag i små og store bedrifter. Men hvor mange ark havner egentlig der de skal, og ikke i papirsøpla? Hvis du er en av dem som må ha egen dunk for papirsøppel ved siden av skriveren – kan det kanskje være lurt å tenke nytt.

Vær varsom med papirer som inneholder personopplysninger

Mange av papirene vi skriver ut hver dag inneholder sensitiv informasjon, bedriftshemmeligheter, og kanskje til og med personopplysninger. Ved å ta grep med smarte printer-løsninger, kan du sørge for at bare riktig person får tilgang til dokumentene.

Serit har lang erfaring og bred kompetanse på printsikkerhet. Vi har levert løsninger til helsevesenet, advokatkontorer, banker og andre store private aktører som håndterer mengder med sensitive dokumenter.

Sørg for at bare rett person har tilgang til utskriftene

I store kontormiljøer hvor man deler på flere skrivere blir ting ofte liggende i bunker, og det er stor fare for at noen får med seg noe de ikke skulle. Dette kan i verste fall være dokumenter med konfidensiell informasjon. Det skaper større fare for at noe havner på avveie, og at folk ser ting de ikke skal se.

Serit kan hjelpe dere med å sette opp løsninger der man ved hjelp av kode eller nøkkelkort får tilgang til egne utskrifter, og ingen andres. På denne måten kan du logge deg inn og velger hvilke dokumenter du ønsker å skrive ut – alt mens du står foran skuffen. Dette gjør at dokumentene bare er tilgjengelige når du fysisk er til stede ved skriveren.

I store miljøer kan det også være en fordel å få oversikt over hvilken skriver som er ledig, og velge den som er nærmest.

«Scan to mail» kan misbrukes

Printere brukes daglig for å skanne dokumenter. Ofte er det viktige dokumenter som krever underskrift. Mange printere lar deg selv velge hvem som skal stå som avsender – men dette kan misbrukes. Dersom utro ansatte eller uvedkommende får tilgang til skriveren, kan de enkelt sende ut dokumenter og utgi seg for å være eksempelvis administrerende direktør.

Sørg for at avsender enten må logge seg inn, eller at det bare er administrator som har mulighet til å endre avsender.

Bedre bevissthet rundt print skaper kostnad- og miljøbesparelser

Smartere printerløsninger fører også til kostnadsbesparelser. Vi anslår at man sparer rundt 20–30 % ved å bare skrive ut det man trenger. Sparte utskrifter er også spart miljø.

Sikre alle enhetene som er koblet mot bedriftsnettverket

Mange tenker ikke over at printere er koblet opp mot bedriftens nettverk, og ser på den som en ekstern enhet. Dagens moderne printere kan sammenlignes med datamaskiner med sine avanserte funksjoner. De er koblet sammen med alle bedriftens maskiner, og er en del av bedriftens nettverk.

Dersom printeren din ikke er sikret, kan hackere brukere den som en inngangsport for å få tilgang til resten av nettverket. Printere må derfor sikres på samme måte som datamaskiner og andre nettverksendepunkter. Selv én usikret printer, kan gjøre hele bedriften sårbar.

Les mer: Bli GDPR-kompatibel med Serit

En trygg printerløsning bør inneholde disse sikkerhetselementene

Når du skal velge printløsninger til bedriften er det noen spesifikasjoner du bør ha som krav. Du bør sørge for

  • at bare administrator har mulighet til å gjøre endringer
  • mulighet for brukerautentisering via kort eller brukernavn og passord
  • mulighet for kryptert printing av sensitive dokumenter
  • at det ikke finnes mulighet for å endre avsender ved «scan to mail»

HP leverer printere med innebygde sikkerhetsløsninger

Mange tenker at så lenge de ikke skriver ut sensitiv informasjon er de trygge, men det er viktig å tenke på at printeren også kan brukes som en inngangsportal for de med uærlige hensikter. HP er den eneste aktøren på markedet som leverer printere med innebygd sikkerhets-hardware og -software. HPs Enterprise-skrivere oppdager feil og mangler, og reparerer seg selv dersom de blir utsatt for skadelig programvare.

Hvis ikke du tar printersikkerheten på alvor, gjør kanskje noen andre det. Se filmen fra HP rundt hva som kan skje dersom feil mennesker får tilgang til nettverket deres.

Ta kontakt med ditt nærmeste Serit-kontor, for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bedre sikkerheten rundt dine printløsninger.