Alle organisasjoner og bedrifter, uansett hvor store eller små, sitter på en eller annen form for sensitiv informasjon. Det være seg opplysninger om ansatte, lønn eller kunder. Det er bedriftens ansvar å forsikre seg om at sensitiv data er tilstrekkelig sikret. Heldigvis finnes det verktøy for å unngå at data kommer på avveie. Et av disse verktøyene kalles Sensitivity Labels, eller følsomhetsetiketter, på godt norsk.
Hva er følsomhetsetiketter?
Microsoft Sensitivity Labels er en tjeneste fra Microsoft og en del av Microsoft Purview Information Protection. Tjenesten gir mulighet til å sikre, klassifisere og overvåke bedriftens sensitive data, både i og utenfor bedriften. Dette gjøres uten å hindre produktivitet og samarbeid i arbeidshverdagen. Videre kan man kryptere e-poster, møteinnkallinger og dokumenter for å hindre at uautoriserte brukere får tilgang.
Tilgangsstyring er noe de fleste av oss kjenner til. Man forsøker å åpne en mappe – og enten har man tilgang eller ei. Følsomhetsetiketter er et lag utenpå vanlig tilgangsstyring, og de lagres i metadataen til dokumenter. Etiketten følger dokumentet, uansett hvor det sendes eller lagres. På den måten beskyttes sensitiv informasjon til enhver tid, uavhengig om den befinner seg i eller utenfor bedriften. Bak hver enkelt etikett ligger det et sett med regler som styrer hvordan dokumentet kan håndteres, av hvem og i hvilket tidsrom.
Hvordan unngå at data kommer på avveie?
Følsomhetsetiketter er en trygg og effektive måte å hindre at data kommer på avveie. Ved å være konsekvent i merkingen, og innarbeide det som en standard i arbeidshverdagen, vil det redusere risikoen for datatap. Det er ikke uvanlig at konfidensielle dokumenter må sendes på e-post, og med følsomhetsetiketter har du muligheten til å merke dokumenter med regler som ufarliggjør oversendelsen. For eksempel kan det bestemmes at mottaker ikke har tillatelse til å videresende, lagre eller skrive ut dokumentet. Følsomhetsetiketter fungerer på tvers av apper, tjenester og enheter, så dere kan føle dere trygge på at dataen er sikret hvor enn den er.
Hvorfor er dette relevant og nyttig for meg og min bedrift?
Alle bedrifter sitter på sensitiv informasjon. Det er deres oppgave å beskytte denne. Bedrifter som tar i bruk denne tjenesten, har mulighet til å selv bestemme hvilke regler og klassifiseringer som gjelder for ulike dokumenter. Det finnes mye sensitiv informasjon i avdelinger som økonomi eller HR. For eksempel persondata, i form av personnummer, adresse, telefonnummer eller kontonummer. Skulle data komme på avveie kan det skape trøbbel og uheldige situasjoner for både bedriften og deres ansatte.
Følsomhetsetiketter tillater automatisk merking av data som er sensitiv og konfidensiell. Igjen, for eksempel persondata. Hvis man aktiverer denne funksjonen, vil det fanges opp om noen skriver et personnummer i et dokument. Vedkommende vil da motta et varsel og en anbefaling om å sette en etikett på dokumentet det gjelder. Detaljer i forretningskritiske dokumenter kan også fanges opp, og merkes slik at de for eksempel ikke kan sendes ut av bedriften.
Data på avveie er noe av det verste en bedrift kan oppleve. Det kan skade både bedriften, dens kunder og dens ansatte. Ikke minst er det kostbart, både når det gjelder økonomi og omdømme. I det store bilde er ofte kostnaden på å sikre data lav, sammenlignet med prisen en må betale for tap av kritisk bedriftsdata. Dersom din bedrift sitter på sensitiv informasjon, vil dette være et godt verktøy for dere.
Serit kan tilpasse tjenesten din bedrift
Vi jobber på tvers av flere forskjellige bransjer, noe som gir oss verdifull erfaring og kompetanse som våre kunder kan dra nytte av. I tillegg vet vi hva som står på spill ved datatap, og derfor anbefaler vi denne tjenesten til våre kunder.
Hvis du er nysgjerrig på følsomhetsetiketter og hva de kan gjøre for dere – ikke nøl med å ta kontakt. Vi gir dere en introduksjon og kartlegger de mest kritiske områdene hos dere. Skulle dere ønske å benytte dere av tjenesten, så vil vi sammen med dere identifisere hvilke dokumenter som bør sikres og hvilke regler som bør implementeres. Vi tilpasser alt til din bedrift og deres behov.
